Oriflame on vastuussa kosmetiikan vakavia haittavaikutuksia koskevien raporttien keräämisestä ja näiden tietojen välittämisestä asianomaisille sidosryhmille. Vakavia ei-toivottuja vaikutuksia koskevien ilmoitusten tekeminen ja tietojen jakaminen tekee kosmetiikasta turvallisempaa ja on tärkeä osa kansanterveyden suojelua.

Tässä tietosuojailmoituksessa kerrotaan, miten keräämme ja käytämme henkilötietojasi, kun lähetät haittavaikutusilmoituksen. Olemme sitoutuneet suojelemaan yksityisyyttäsi ja noudattamaan sovellettavia tietosuojalakeja. 

Tämä tietosuojailmoitus on osoitettu seuraaville henkilöille:

Yksityishenkilöt, jotka ilmoittavat haittavaikutuksista, antavat tuotteitamme koskevia turvallisuustietoja, pyytävät lääketieteellisiä tietoja ja tekevät valituksia tuotteiden laadusta;

Henkilöt, joihin kohdistuu haittavaikutuksia, lääketieteellisiä tietoja koskevia kyselyjä ja valituksia tuotteiden laadusta.

Kun tässä ilmoituksessa viitataan sinuun ja teihin, tarkoitetaan Oriflame-tuotteiden käyttäjää, kun haittavaikutusilmoitus koskee haittavaikutusta, joka on liittynyt tällaiseen käyttäjään ja (Haittavaikutusilmoitus) on jätetty.

Henkilötiedot:

kaikkia tietoja, jotka liittyvät tunnistettavissa olevaan henkilöön, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa tiedoista.

Me olemme Oriflamen tutkimus- ja tuotekehitys / Research and Development Limited (Oriflame, me, meidä) ja olemme "rekisterinpitäjä", mikä tarkoittaa, että olemme vastuussa siitä, miten ja miksi henkilötietojasi käsitellään tässä tietosuojailmoituksessa kuvattuihin tarkoituksiin.

Rekisteröidyn toimipaikkamme osoite on 1 Stokes Place, St. Stephen's Green, Dublin 2, D02 DE03, Irlanti.

Keräämme henkilötietoja suoraan sinulta, kun lähetät haittavaikutusilmoituksen, tai joltain muulta henkilöltä (esimerkiksi Oriflame-tuotteen sinulle myyneeltä Brand Partnerilta), jos hän lähettää ilmoituksen puolestasi. Keräämiemme tietojen tyyppejä ovat mm:

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

Käytämme henkilötietojasi vain niihin tarkoituksiin, joita varten olemme ne alun perin keränneet, paitsi jos katsomme kohtuudella, että meidän on käytettävä niitä muuhun tarkoitukseen ja tämä syy on yhteensopiva alkuperäisen tarkoituksen kanssa. Jos meidän on käytettävä henkilötietojasi muuhun tarkoitukseen, ilmoitamme siitä sinulle ja selitämme, mikä oikeusperusta antaa meille siihen mahdollisuuden.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraavilla oikeudellisilla perusteilla:

On tärkeää, että hallussamme olevat henkilötiedot ovat tarkkoja ja ajantasaisia. Ilmoitathan meille, jos henkilötietosi muuttuvat. Huomaa, että jos et anna tiettyjä tietoja pyydettäessä, emme voi käsitellä haittavaikutusilmoitustasi.

Osana lakisääteisten velvoitteidemme noudattamista meidän on jaettava tiedot haittavaikutusilmoituksestasi (mukaan lukien syntymävuotesi, sukupuolesi, asuinmaasi ja lääketieteelliset tietosi) asianomaiselle toimivaltaiselle viranomaiselle täyttääkseen kosmeettisia valmisteita koskevan asetuksen (EY) N:o 1223/2009 23 artiklan mukaiset ilmoitusvelvollisuutemme.  

Jaamme henkilötietojasi Oriflame Cosmetics -konsernin kaikkien jäsenten ja muiden konserniimme ajoittain lisättävien yritysten kanssa siinä määrin kuin jakaminen on tarpeen haittavaikutusilmoituksen sisäistä hallinnointia ja raportointia varten.

Voimme jakaa henkilötietojasi sen Oriflame-yrityksen kanssa, joka myi sinulle tuotteen, joka (mahdollisesti) aiheutti haittavaikutuksen, jos se on tarpeen tällaiseen myyntiin liittyvien oikeudellisten vaateiden käsittelemiseksi.

Saatamme joutua jakamaan henkilötietojasi kolmansien osapuolten kanssa, mukaan lukien kolmansien osapuolten palveluntarjoajat (ja niiden nimetyt edustajat):

(a) joiden on saatava tietoja haittavaikutusilmoituksestasi;

(b) jos laki niin vaatii;

(c) kun se on tarpeen hallinnollisista syistä; tai

(d) jos meillä on siihen muu oikeutettu etu.

Edellytämme, että kolmannet osapuolet kunnioittavat henkilötietojesi turvallisuutta ja käsittelevät niitä lain mukaisesti.

Saatamme myös jakaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille sääntelyyn ja lainsäädäntöön liittyvistä syistä (mukaan lukien haittavaikutusten raportointi, kuten edellä mainittiin). Esimerkkinä tästä on tilanne, jossa meidän on jaettava tietosi lääketieteellisen asiantuntijan kanssa havaintojemme arvioimiseksi. Voimme myös jakaa henkilötietojasi kolmansille osapuolille, jos kolmas osapuoli ostaa liiketoimintamme tai olennaisilta osin kaikki sen omaisuuserät.

Saatamme joutua siirtämään henkilötietojasi maihin, joiden tietosuojalainsäädäntö ei välttämättä tarjoa samantasoista suojaa kuin Euroopan talousalueella. Saatamme esimerkiksi joutua siirtämään henkilötietojasi Intiaan, jossa IT-tukipalvelumme sijaitsevat, ja meidän on siirrettävä henkilötietojasi asuinmaassasi sijaitseville asiakaspalvelutiimeillemme, jotka ottavat sinuun yhteyttä haittavaikutusilmoituksesi osalta.

Varmistamme, että kaikki tällaiset siirrot ovat laillisia ja että niitä tukevat vahvat sopimussitoumukset, jotka asiaankuuluvat sääntelyviranomaiset ovat hyväksyneet, ja että henkilötietosi ovat aina turvassa. Jos haluat lisätietoja käytössä olevista suojatoimenpiteistä, ota yhteyttä tietosuojavastaavaamme osoitteessa privacy@oriflame.com.  

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin on tarpeen niiden tarkoitusten täyttämiseksi, joita varten olemme ne keränneet, mukaan lukien oikeudellisten, kirjanpito- tai raportointivaatimusten täyttäminen. Tavallisesti säilytämme haittavaikutuksiin liittyviä tietoja 10 vuoden ajan siitä päivästä, jolloin viimeinen haittavaikutusvaatimukseen liittyvä kosmeettisen valmisteen erä saatettiin markkinoille, mutta saatamme joutua säilyttämään tietoja pidempään, jos niihin kohdistuu oikeudellinen vaatimus, ja jos näin on, säilytämme tiedot siihen asti, kunnes vaatimus ja siihen liittyvät vaatimukset on ratkaistu. Tällaiset säilytetyt tiedot on mahdollisuuksien mukaan pseudonymisoitu tai anonymisoitu.

Henkilötietojen asianmukaisen säilytysajan määrittämiseksi otamme huomioon henkilötietojen määrän, luonteen ja arkaluonteisuuden, henkilötietojesi luvattomasta käytöstä tai luovuttamisesta aiheutuvan mahdollisen vahingon riskin, tarkoitukset, joita varten käsittelemme henkilötietojasi, ja sen, voimmeko saavuttaa nämä tarkoitukset muilla keinoin, sekä sovellettavat oikeudelliset vaatimukset.

Sinulla on lain mukaan oikeus:

Jos haluat käyttää henkilötietojasi koskevia oikeuksiasi, ota meihin yhteyttä tämän ilmoituksen kohdassa 13 olevilla tiedoilla.  

Käsittelemme kaikkia henkilökohtaisia tietojasi luottamuksellisesti ja toteutamme kaikki kohtuulliset toimenpiteet henkilötietojesi suojaamiseksi sen jälkeen, kun ne on siirretty järjestelmiimme. Toteutamme asianmukaisia turvatoimia suojellaksemme henkilötietojasi luvattomalta käytöltä, muuttamiselta, paljastamiselta tai tuhoamiselta.

Saatamme päivittää tätä tietosuojailmoitusta. Ilmoitamme sinulle kaikista olennaisista muutoksista.

Jos sinulla on kysyttävää tästä tietosuojailmoituksesta tai siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi, lähetä sähköpostia tietosuojavastaavalle osoitteeseen privacy@oriflame.com.